Profesjonell kommunikasjon: midler, funksjoner, prinsipper for prosessorganisering

2024 Forfatter: Miguel Ramacey | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 06:26

Profesjonell kommunikasjon er avgjørende for å gjøre det mulig for mennesker i en bedrift å kommunisere effektivt med hverandre. Arbeidstempoet til hele virksomheten avhenger direkte av hvor raskt og tilgjengelig informasjonsoverføringen vil finne sted.

Profesjonell kommunikasjon spiller en viktig rolle i å ta de mest effektive beslutningene og formidle dem til teamet. Hvis de er dårlig etablert, truer dette med å forårsake negative konsekvenser, som kan komme til uttrykk i feil i de valgte beslutningene, i fremveksten av misforståelser mellom ansatte og leder, samt i forverring av mellommenneskelige relasjoner.

Definisjon av konsept

Profesjonell kommunikasjon er interaksjoner som utføres innenfor offisielle relasjoner. Hovedmålet deres er å oppnå de tiltenkte resultatene, løse de fastsatte oppgavene, samt optimalisere visse aktiviteter. På samme tid, hver av deltakerne i profesjonell kommunikasjonhar sin egen status, som sjef, underordnet, kollega eller partner.

I de tilfellene hvor personer på ulike nivåer på karrierestigen (utøver og leder) kommuniserer med hverandre, kan vi snakke om underordnet kommunikasjon. Tross alt er vertikalen av relasjoner tydelig synlig her. Når vi implementerer samhandling basert på prinsippet om likeverdig samarbeid, kan vi snakke om horisontal kommunikasjon.

Relevansen av problemet

Profesjonell kommunikasjon er en daglig opplevelse for mennesker. Det foregår på jobb og i skoler, universiteter og offisielle institusjoner. Dette er en kommunikasjon mellom elever og lærere, underordnede og sjefer, konkurrenter, samarbeidspartnere og kolleger. For å oppnå målet foran ham, må hver person være kjent med midlene og prinsippene for slik kommunikasjon, fordi partnere trenger å kommunisere på samme språk (både bokstavelig og billedlig), ha en felles sosial opplevelse og forstå hverandre.

Overholdelse av de grunnleggende vilkårene for forretningskommunikasjon

Hvordan gjøre kommunikasjon i profesjonell virksomhet så effektiv som mulig? Dette vil kreve oppfyllelse av en rekke vilkår. Først av alt bør kommunikasjon ha et klart formål. Samtidig er interessen til alle som er involvert i denne prosessen viktig for å oppnå den. Et eksempel er inngåelse av avtale, etablering av relasjoner, koordinering av arrangementer, utvikling av gunstigste vilkår for samarbeid osv.

Til alledeltakere i profesjonell og forretningskommunikasjon må kontakte hverandre, og gjøre dette uavhengig av personlige liker eller misliker. Samtidig er det obligatorisk å overholde underordning, stillingsroller, forretningsetikett og formelle restriksjoner. Sistnevnte konsept innebærer ikke bare implementering av ulike protokoller, rutiner og forskrifter, men også det banale behovet for å kontrollere kraften i egne følelser og respektere samtalepartneren.

I tillegg er en av de nødvendige betingelsene for den mest effektive implementeringen av forretningskommunikasjon i profesjonelle aktiviteter dens håndterbarhet. Lederen av selskapet, som den personen som er mest interessert i å løse oppgavene teamet står overfor, bør først ta seg av et slikt øyeblikk. Det er viktig for ham å motivere sine ansatte til å finne den beste løsningen, for ellers vil de forbli passive observatører og ikke komme med noen ideer.

Bedriftskommunikasjonsverktøy

Profesjonell kommunikasjon er et meningsfullt ønske fra én person eller en hel gruppe mennesker om å motivere én ansatt eller hele teamet til handling som på en eller annen måte kan endre situasjonen eller snu samtalen i en annen retning.

Det finnes en rekke verktøy tilgjengelig for gjennomføring av planen. Så, virkemidlene for profesjonell kommunikasjon inkluderer:

1. Vanlig post. Av alle midler for forretningskommunikasjon er det det eldste. Og i denne forbindelse har tradisjonell post en rekkemangler. De består av lav hastighet på meldingsoverføring, en mer kompleks utforming av bokstaver (sammenlignet med andre typer kommunikasjon), etc. Og dette er ikke å nevne det faktum at dette systemet ikke alltid fungerer på riktig nivå. Men vanlig post brukes fortsatt i dag som et middel for profesjonell kommunikasjon. Dens største fordel er en svært akseptabel måte å overføre viktige dokumenter mellom partnere. I forretningsforbindelser kan en slik metode som overføring av telegrammer også brukes. Denne tjenesten leveres også via post.
2. Telefontilkobling. Dette er et veldig effektivt middel for forretningskommunikasjon. Telefonforhandlinger er imidlertid ikke juridisk bindende. Dette punktet bør tas i betraktning når du bruker profesjonell kommunikasjon, mens du bruker andre midler.
3. E-post. Denne relativt nye måten for forretningskommunikasjon nyter velfortjent popularitet. En av dens hovedfordeler er kombinasjonen av formen for skriftlig kommunikasjon (fast tekst) med de kvalitetene muntlig kommunikasjon har, i form av hastigheten på informasjonsoverføringen og muligheten for å få en nesten øyeblikkelig respons. Slike egenskaper gjør e-post til et av hovedmidlene som brukes for overføring av meldinger av uformell karakter.
4. Faks. Ved å bruke en spesiell enhet kan du veldig raskt overføre en kopi av ethvert dokument til partneren din. Hastighet er en utvilsom fordel med faksimilekommunikasjon. Dokumenter som overføres på denne måten har imidlertid ikke rettskraft, fordi de ikke haroriginale signaturer og segl. Det er grunnen til at faks som kommunikasjonsmiddel i de fleste tilfeller bare brukes til rask overføring av dokumenter. De kan kun aksepteres for utførelse dersom originalene sendes etter dem med vanlig post. Vær oppmerksom på at det er forbudt å sende dokumenter merket "For Offisiell bruk" eller "Konfidensielt" på faks.

Forretningskommunikasjon

Muntlig kontakt har alltid vært kjernen i profesjonell kommunikasjon. Det gjennomføres mellom personer som er knyttet sammen av sakens interesser, og som også har de nødvendige fullmakter til å løse problemene som har oppstått og etablere partnerskap.

Slike samtaler er et middel for profesjonell kommunikasjon, og inneholder alle fordelene som telefonkommunikasjon og utveksling av skriftlig informasjon mangler. Faktum er at forretningskommunikasjon:

• utføres under forhold med nærkontakt, når det er mulig å fokusere på kun én samtalepartner eller på en liten gruppe mennesker;
• skaper betingelsene for å etablere personlige forhold;
• innebærer direkte kontakt.

Forretningssamtale refererer først og fremst til muntlig tale. Og den, sammenlignet med den skriftlige formen, har en rekke betydelige forskjeller. Under en slik samtale blir det mulig å påvirke samtalepartneren eller en gruppe mennesker direkte. I dette tilfellet brukes gester og ansiktsuttrykk, intonasjon og så videre. I tillegg,Kommunikasjon ansikt til ansikt gir ingen tid til å tenke på forhånd. Derfor brukes ofte tilfeldige kommunikasjonsformer i en forretningssamtale, i tillegg til noen stilistiske og grammatiske trekk.

Brukt som grunnlag for profesjonell kommunikasjon, kjennetegnes forretningssamtaler først og fremst ved den logiske konstruksjonen av tanker. Basert på eksisterende praksis kan det hevdes at forretningsfolk som er gode til å bruke vurderinger og begreper, som er i stand til overbevisende å bevise og trekke riktige konklusjoner, lykkes mye raskere enn de forretningsfolk som ikke besitter disse ferdighetene.

Profesjonell samtale har sin egen psykologiske kultur. Det ligger i samtalepartnernes evne til å gjøre et godt inntrykk på andre, skape en vennlig atmosfære på møtet, bruke spesielle teknikker som beskytter mot feil spørsmål, lytte til motstanderne til slutten og om nødvendig tilbakevise argumentene deres, bruke en teknikk som muliggjør konfliktfri kommunikasjon.

Interkulturelle relasjoner

I dag blir verden stadig mer omfavnet av globaliseringsprosessen. Derfor kommer interkulturell faglig kommunikasjon i forgrunnen. For implementeringen er det nødvendig med spesialister som ikke bare kan et fremmedspråk. De må mestre det når det gjelder forretningskommunikasjon.

Oftest foregår slik profesjonell kommunikasjon på engelsk. Det er det viktigste kommunikasjonsmiddelet imellomstatlig nivå.

Engelsk innen profesjonell kommunikasjon er en modernisert og forenklet versjon av det engelske språket generelt. Det er preget av tilstedeværelsen av standard klisjefraser, så vel som alle slags mønstre. En spesialist må kjenne dem og kunne bruke dem i visse situasjoner.

Hvis en tolk blir invitert til et forretningsmøte av en forretningsmann, vil en slik spesialist i profesjonell kommunikasjon ikke bare ta utgangspunkt i sin livserfaring og den atferden som er akseptert i hans opprinnelige kulturelle miljø. Å ta hensyn til særegenhetene ved oppførselen til andre folk vil bidra til å unngå misforståelser, feil og problemer i samtalen.

I interkulturell profesjonell kommunikasjon er det nødvendig å kjenne til de mellommenneskelige normene for relasjoner som er akseptert i et bestemt samfunn. Nemlig - ikke-verbale og verbale kommunikasjonsspråk. Den første av dem inkluderer ulike ordløse signaler som kommunikasjonsdeltakere sender til hverandre. De gjør ofte dette ubevisst. Det bør huskes at kunnskap om ikke-verbale og verbale språk i profesjonell kommunikasjon av interkulturell karakter er nøkkelen til et vellykket møte. En spesialist bør være klar over talens klangfarge adoptert av et bestemt folk, volumet av uttale, intonasjon, ansiktsuttrykk, stillinger, etc. Normene for bruk under en samtale kan ha noen forskjeller. Et godt eksempel er det tradisjonelle amerikanske smilet. I Russland anses det som uoppriktig og kunstig. amerikaneretvert imot mener de at russere er for dystre, frekke og seriøse.

Opplæring av spesialister

Hvordan løses problemer med mellomstatlig forretningskommunikasjon? Vellykkede forhandlinger krever tilstedeværelsen av en høyt kvalifisert oversetter innen profesjonell kommunikasjon, som har både spesialisert og generell kulturell kunnskap. Russiske universiteter utdanner slike spesialister.

Samtidig brukes et program k alt «Oversetter innen fagkommunikasjon» aktivt. Det gir ferdigheter til å kommunisere effektivt i dagens forretnings- og kulturutveksling.

Hovedfunksjoner

Blant funksjonene til profesjonell kommunikasjon er det ganske komplekse systemet. Den består av mange nivåer, og dekker ikke bare en spesifikk organisasjon, men også det ytre miljøet. Vurder hovedfunksjonene til profesjonell kommunikasjon.

1. Informativt. Profesjonell kommunikasjon er designet for å spille rollen som en viss mellommann. Med dens hjelp utveksles ideer, beslutninger og meldinger mellom ansatte. Informasjonsfunksjonen til forretningskommunikasjon er nødvendig for å nå organisasjonens mål, samt for å eliminere problemene som oppstår under denne prosessen.
2. Motivasjon. Profesjonell kommunikasjon bidrar til at ansatte ønsker å utføre oppgavene sine bedre. Dette er motivasjonsfunksjonen.profesjonell kommunikasjon. I dette tilfellet bruker lederen midler som orden, overtalelse, forslag og forespørsel.
3. Kontroll. Ved å bruke hierarkisk underordning er denne funksjonen utformet for å overvåke oppførselen til selskapets ansatte.
4. Uttrykksfull. Ved hjelp av denne funksjonen bidrar profesjonell kommunikasjon til å tilfredsstille sosiale behov gjennom å uttrykke erfaringer og følelser om det som skjer.
5. Kommunikativ. Denne funksjonen er veldig spesifikk. Med dens hjelp blir typiske feil og problemer som har oppstått i forretningskommunikasjon identifisert og løst, og prinsipper for optimal oppførsel formulert.

Funksjonene til profesjonell kommunikasjon kan også vurderes ut fra et synspunkt om å sikre livet til selskapet som helhet. I dette tilfellet skjer følgende:

1. Reguleringsfunksjon. Ved kommunikasjon er det en indirekte eller direkte påvirkning på den ansatte, som er gjenstand for ledelsen. En slik funksjon bidrar til organisering av felles aksjoner i teamet, koordinering og optimalisering av leder for alle aksjoner som utføres av teamet.
2. sosial kontrollfunksjon. Enhver av metodene for å løse organisasjonens problemer, så vel som dens former og prinsipper for arbeid, har en utt alt normativ karakter. Reguleringen av alle disse bestemmelsene, som er i instruksjonene og ordrene til lederen, bidrar til å sikre organiseringen og integriteten til institusjonen, samt konsistensen av de felles handlingene til hvert medlem av teamet. For å opprettholde denne retningen ogutøve sin sosiale kontroll, profesjonell kommunikasjon.
3. sosialiseringsfunksjon. Det er en av hovedoppgavene til enhver leder. Denne funksjonen lar unge ansatte delta i felles aktiviteter, som begynner å mestre kommunikasjonsevner og evner, lære å navigere i en kommunikasjonssituasjon, snakke og lytte. Alt dette er veldig viktig, ikke bare for formålet med mellommenneskelig tilpasning, men også for gjennomføringen av profesjonelle aktiviteter. Samtidig tilegner unge seg en tolerant, interessert og velvillig holdning til andre ansatte og evnen til å handle for å oppfylle en kollektiv oppgave.
4. Sosiopedagogisk. I prosessen med profesjonell kommunikasjon er det en prosess med opplæring, utdanning og utvikling av den ansattes personlighet mens han overfører praktisk erfaring til ham. Takket være systematiske kontakter som oppstår i løpet av felles aktiviteter, får alle deltakere i kommunikasjon kunnskap både om seg selv og om partnere, samt om de beste alternativene for å løse oppgavene teamet står overfor. Å mestre praktiske ferdigheter blir noen ganger for noen ansatte en mulig kompensasjon for manglende fagkunnskap. Og dette sikres av kommunikasjonens sosiopedagogiske funksjon.

Retningslinjer

Profesjonell kommunikasjon er basert på:

1. Interpersonlighet. Slik kommunikasjon er preget av allsidighet, åpenhet i samhandling mellom mennesker. Dette prinsippet er basert på personlig interesse for hverandre. Og dette til trossat kommunikasjon er forretningsorientert. Slik kommunikasjon bærer uunngåelig trekk ved mellommenneskelig kontakt.
2. Målrettethet. Dette prinsippet for profesjonell kommunikasjon har flere formål, fordi prosessen med forretningskommunikasjon, sammen med den tiltenkte informasjonsmengden, også har et underliggende mål. For eksempel vil en leder, som informerer teamet om de statistiske dataene han har, påpeke de problematiske aspektene ved et bestemt aktivitetsområde. Samtidig, mest sannsynlig, på et ubevisst nivå, søker han å demonstrere for de tilstedeværende sin veltalenhet, lærdom og intelligens.
3. Kontinuitet. Dette er et annet av prinsippene for profesjonell kommunikasjon. Det består i det faktum at når vi kommer inn i synsfeltet til vår forretningspartner, blir vi initiativtakerne til kontinuerlig kontakt med ham. Samtidig foregår kommunikasjonen ikke bare på det verbale nivået. Partneren mottar stadig adferdsmeldinger som han kan trekke passende konklusjoner fra.
4. Flerdimensjonalitet. I løpet av profesjonell kommunikasjon realiseres minst to aspekter av mellommenneskelige relasjoner. Den første av disse er overføring av forretningsinformasjon og vedlikehold av den opprettede kontakten. Den andre er oversettelsen av en følelsesmessig holdning til en partner (den kan være positiv og negativ).

Profesjonell kommunikasjonsetikk

Hver av deltakerne i forretningskommunikasjon må ha:

1. Ærlighet. Med et slikt karaktertrekk avstår folk fra svikefulle gjerninger og bedrag. Imidlertid til og medde som anser ærlighet som en uunnværlig standard for forretningsadferd, må noen ganger fortsatt lyve. I dette tilfellet må folk ta et valg mellom alternativer som ikke tilfredsstiller dem. Men sannheten må alltid fortelles. Løgn er bare rettferdiggjort når man velger det minste av to onder, når omstendighetene krever det.
2. Integritet. Denne egenskapen som er iboende i en person, kommer til uttrykk i enheten av hans handlinger og tro. Anstendig oppførsel er det stikk motsatte av dobbelthet og hykleri. En slik person vil alltid gjøre det han lovet. For eksempel vil en ansatt definitivt hjelpe sin kollega i utførelsen av en jobboppgave. Dette vil skje selv når det ikke er så lett for ham å gjøre det, men han ga et løfte.
3. Justice. Dette karaktertrekket innebærer fravær av partiskhet og objektivitet i å vurdere andre mennesker og deres handlinger.
4. Ansvar. Denne egenskapen til en deltaker i forretningsforbindelser kommer til uttrykk i den grad han er ansvarlig for sine ord, overholder moralske standarder og oppfyller sine forpliktelser.